Малките фирми, които предоставят услуги на терен, обикновено управляват ръчно всички дейности. Макар това да е решение в краткосрочен план, се възпрепятства растежа на малкия бизнес и в един момент неизбежно се стига до редица грешки.
В днешния свят клиентите очакват по-автоматизиран подход. Според проучване 89% са готови да платят повече за модерна технология за планиране на заявка на ремонт. Тук може да помогне специализираната софтуерна система за управление на услуги на терен Field Service Management (FSM).
Продуктът дава възможност на бизнеса да контролира и да оптимизира своите услуги по възможно най-ефективния начин. Той помага на мениджърите да планират изпращане на служители, да проследяват техници и да подобряват комуникацията с клиентите.
Възможности за ползване на решението от малък екип
Има възможности за избор в тази област. Освен това доставчиците също вземат предвид най-важните фактори за малкия бизнес като достъпност, лекота на използване, 24/7 поддръжка, обучение и интеграция.
Ползи от FSM за малкия бизнес
Използването на софтуер за управление на услуги на терен позволява на предприятията да се справят с управлението на своите дейности, като същевременно преодоляват предизвикателства като удовлетворяване на очакванията на клиентите и следване на темпото на конкурентите.
Чрез достъпа до табла за управление, споделени календари и информация за клиентите, малките сервизни екипи могат да работят по-ефективно и да подобрят качеството на услугите си.
Работата с такова решение може да бъде от полза в три ключови области:
- метод на управление на дейностите по обслужване;
- управление на екипите;
- изпълнение на задачите от страна на техници и администрация.
Ползи за цялата компания
Намаляване на разходите
За малкия бизнес финансите са основополагащи. Всички излишни разходи трябва да бъдат намалени. Програмният продукт помага в следните посоки:
- Преглед на оборудването и намаляване на рисковете от загуба и подмяна;
- Подбор на квалифициран персонал на точните позиции и избягване на скъпи повторни посещения по адреси;
- Проверка на наличието на резервни части за обектите, така се намаляват закъсненията на служителите;
- Осигуряване на достъп до данни и отчети в реално време с цел обзор и разбор;
- Обработена информация в полза на вземането информирани решения
Елиминиране на грешки
Често срещано предизвикателство в областта е използването на разпръсната по различни места информация. Електронните таблици също отварят пространство за грешки. Благодарение на инструмента за управление услуги на терен данните са централизирани на едно място. Продуктът оказва съдействие при прочистването на цялата информация относно дейностите и публикуването й в едно лесно достъпно табло за управление.
Ползи за мениджъри на малки екипи
Проследяване на техниците извън работните обекти
Основен проблем ръководителите на такива екипи е локализацията на служителите. FSM предоставя функции като календар на живо, оптимизиране на маршрута и GPS проследяване. Така се коригира тази липса на видимост и ръководителите са осведомени по следните въпроси:
- Кога техниците пристигат на мястото;
- Колко време им отнема извършването на определена работа;
- По какъв маршрут се придвижват
По-добро екипно сътрудничество и комуникация
Ръководството, офис служителите и техниците често комуникират по телефона. Това може да отнеме много време и да доведе до липса на точна информация. Инструментите за управление на услуги на терен предоставят на всички заинтересовани страни достъп до споделено табло за управление. То съхранява всички данни за клиентите, извършената работа и фактурирането на едно място. Членовете на екипа съгласуват по между си възлагането на работата и фактурирането.
Намаляване на излишната документация
Инструментите на FSM са предназначени за дигитализиране и съхраняване на данни на едно място. Това води до намаляване на претрупването с документи. Те заемат офис пространство и издаването им може да забави или затрудни работния процес. Вместо това фактурите и поръчките се съхраняват в бърза и лесно достъпна система.
Ползи за техници и офис персонал
По-добра видимост на работата
При точното определяне на вида на работата, служителите стават по-ефективни. Без тази яснота могат да възникнат грешки. През 2019 г. 45% от тези служители са загубили значително време поради остаряла, недостъпна и неточна информация по тези въпроси.
За малките предприятия осигуряването на добро ниво на видимост на адресите гарантира навременен достъп до обектите. Това води до удовлетворението на клиентите. Преди пристигане на работа техникът научава за следното:
- какво е необходимо оборудване;
- нуждата от резервни части за първи ремонт;
- наличността подходящите резервни части;
- локацията на клиента;
- вида работа – монтаж, ремонт или друга услуга
По-бързо завършване на работа
52% от малките предприятия се сблъскват с неплатени фактури. За 44% закъснелите плащания са основен проблем. Изберете цифрова система за фактуриране. Това не само намалява стреса от събирането на плащания, но също така ускорява процеса на завършване на работата. Техниците могат да фактурират клиент и да получат плащане веднага. Всичко това, преди да преминат към следващата си задача.
SBS Field Desk е специализиран софтуер за управление на задачи, който намалява разходите и повишава ефективността, чрез оптимизация и автоматизация на процесите и дейностите. Всички действия се отразяват в реално време без загуба на данни. Пълната дигитализация на процеса осигурява по-добър контрол и по-бързо фактуриране. В реално време може да се проследи ефективната заетост на служителите, местоположението им и вложените услуги и материли по сервизни обекти. Вградените BI анализи са лесни за използване и помагат за вземане на бързи и правилни решения. Софтуерът има WEB версия и Android приложение. Може да бъде интегриран с платформата ERP.NET за пълно автоматизиране на процесите – от създаване на заявка, до нейното фактуриране и плащане.
Свържете се с екипа на Smart Business Soft, за да получите повече информация за това как SBS Field Desk може да бъде полезен за вашия бизнес.
