За много компании ежедневната работа не се състои единствено от новопостъпващи заявки и аварийни посещения. Голяма част от дейността е свързана с регулярни посещения, профилактика и изпълнение на ангажименти по договори за абонаментно обслужване.

Това е често срещан сценарий при компании в сферите на ОВК, ВиК, системите за сигурност, фасилити мениджмънта, професионалното почистване и техническата поддръжка.

Да вземем за пример фирма за поддръжка на ОВК системи с 15 техници, която обслужва над 100 обекта. Част от тях трябва да бъдат посещавани ежемесечно, други на тримесечие, а трети – веднъж годишно според договорните условия.

В началото този процес често се управлява чрез Excel таблици, календари и ръчно планиране. С разрастването на бизнеса обаче ежедневната организация започва да става все по-сложна.

В рамките на една седмица могат да възникнат няколко ситуации едновременно: появяват се спешни заявки, графиците на техниците се променят, някои периодични посещения остават на заден план, а информацията за последното обслужване трябва да се търси в различни източници.

На пръв поглед това не изглежда като сериозен проблем. Когато обаче подобни ситуации започнат да се повтарят регулярно, те постепенно оказват влияние върху цялата оперативна дейност.

Най-често това се проявява по няколко начина:

• пропускат се периодични посещения;
• договорните ангажименти се проследяват ръчно;
• едни и същи дейности се създават многократно;
• графиците се пренареждат ежедневно;
• натоварването между екипите става неравномерно;
• информацията за предишни посещения се търси в различни системи или документи.

В резултат започват да се натрупват и конкретни последствия:

• забавяне на последващи посещения;
• риск от неспазване на договорни срокове;
• натрупване на административна работа;
• затруднено планиране на ресурсите;
• претоварване на определени сервизни екипи;
• повишен риск от недоволство от страна на клиентите.

Проблемът рядко е в самото изпълнение на услугата. По-често затрудненията възникват при координацията на всички повтарящи се дейности, които трябва да бъдат управлявани между офис служители, диспечери и мобилни екипи.

Ефективното управление на периодичните посещения изисква добра проследимост, централизирано планиране и актуална информация за всички предстоящи дейности. В подобни случаи софтуерните решения за управление на услуги на терен могат да подпомогнат ежедневната работа, като обединят планирането, възлагането на задачи и проследяването на изпълнението в една обща среда.

SBS Field Service позволява на компаниите да управляват периодичните дейности като част от единен оперативен процес. Всички посещения, графици, заявки и история на обслужването могат да се проследяват в реално време, което улеснява координацията между офис служителите и сервизните екипи.

Така компаниите могат по-лесно да планират регулярните посещения, да разпределят натоварването между екипите и да намалят риска от пропуснати дейности, независимо от броя на клиентите, обектите или обслужваните локации.