За много компании, които предоставят услуги на терен, натоварването през годината рядко е равномерно. В определени периоди броят на заявките нараства значително, което създава допълнително напрежение върху сервизните и мобилните екипи.

Това е често срещано при компании в сферите на ОВК, ВиК, системите за сигурност, фасилити мениджмънта, професионалното почистване, поддръжката на оборудване и други бизнеси, които управляват регулярни и аварийни посещения.

Да вземем за пример компания за поддръжка на климатични системи. През по-голямата част от годината екипите работят при сравнително предвидимо натоварване. С настъпването на летния сезон обаче броят на заявките рязко се увеличава.

В рамките на няколко седмици компанията трябва да управлява значително повече посещения, без да разполага с повече ресурси.

Паралелно с това възникват и допълнителни предизвикателства:

• увеличава се броят на спешните заявки;
• графиците се пренареждат многократно през деня;
• приоритетите на клиентите се променят;
• времето за реакция започва да се съкращава;
• натоварването между екипите става неравномерно.

В началото подобни ситуации често се компенсират с допълнителна координация между офис служителите и техниците. Когато обаче натоварването остане високо за по-дълъг период, този подход започва да създава затруднения.

Какви проблеми могат да възникнат?

Сезонните пикове рядко оказват влияние само върху графиците. Те засягат почти всички оперативни процеси в компанията.

Най-често започват да се наблюдават следните ситуации:

• забавяне при обработката на новопостъпили заявки;
• затруднения при разпределянето на задачите;
• неравномерно натоварване на сервизните екипи;
• по-чести промени в дневните графици;
• по-голямо натоварване върху диспечерите;
• затруднено проследяване на текущите дейности.

На пръв поглед това може да изглежда като временен проблем. Когато обаче подобни периоди се повтарят всяка година, те започват да оказват влияние върху цялостната организация на работа.

Какви са последствията?

Когато липсва добра видимост върху текущото натоварване, дори малки забавяния могат да доведат до натрупване на проблеми.

Сред най-честите последствия са:

• удължаване на времето за реакция;
• по-трудно спазване на договорните ангажименти;
• натрупване на административна работа;
• повишен риск от пропуски;
• претоварване на отделни екипи;
• затруднено планиране на следващи посещения;
• риск от недоволство от страна на клиентите.

В подобни ситуации проблемът рядко е в липсата на достатъчно служители. По-често затрудненията произтичат от ограничената видимост върху текущото състояние на оперативната дейност.

Какъв подход помага?

Управлението на сезонните пикове изисква по-голяма гъвкавост и възможност за бързо адаптиране към променящото се натоварване.

Това включва:

• централизирано управление на всички заявки;
• актуална информация за натоварването на сервизните екипи;
• по-лесно преразпределяне на задачите;
• проследяване на текущите дейности в реално време;
• по-добра координация между офис служителите и техниците;
• по-бързо вземане на оперативни решения.

Когато всички процеси се управляват в една среда, компаниите могат по-лесно да реагират при увеличен обем работа и да поддържат по-добър контрол върху ежедневната дейност.

Как SBS Field Service подпомага този процес?

SBS Field Service предоставя централизирана среда за управление на сервизните дейности, която позволява на компаниите да планират, възлагат и проследяват задачите в реално време.

Диспечерите разполагат с актуална информация за натоварването на екипите, текущите посещения и статуса на всяка заявка. При необходимост задачите могат бързо да бъдат пренасочени, без да се нарушава цялостната организация на работа.

Техниците получават актуализирана информация директно в мобилното приложение, което намалява нуждата от допълнителна комуникация и улеснява адаптирането към променящите се приоритети.

Когато сезонните пикове се управляват чрез централизирана система, те престават да бъдат източник на оперативно напрежение и се превръщат в предвидима част от работния процес.