Системите за управление на услуги, които се предоставят на терен (FSM, понякога също наричани Управление на мобилната работна сила) се използват от компании, в които значителен брой задачи се изпълняват от персонал на място.

За компании с разпръснати активи, клиенти или предоставящи услуги на разпръснати ресурси (напр. обслужване на банкомати, инсталация на климатична техника, почистване и други) решенията от клас FSM са силно препоръчителни в днешната бизнес динамика.

Обикновено в такива организации задачите на място се изпълняват от отделни звена, съставени от диспечери, отговарящи за разпределението на задачите, и подчинените им мобилни служители. FSM системите подобряват ефективността на работата и поддържат и двете области чрез оптимизиране на разпределението на задачите, контрол на изпълнението и нормализиране на времето, необходимо за изпълнение на различни типове задачи на терен.

Въз основа на нашия опит, свързан с реализация на различни проекти, можем да кажем, че си струва да обмислим внедряването на FSM система в два допълващи се варианта или две стратегически стъпки:

1. Внедряването на стандартни функции като: управление на задачи и оптимизация, както и основни функции за отчитане;
2. Системни подобрения и автоматизация на бизнес процесите, например:

• корекции на системата за специфични типове задачи и процеси
• интеграция с други системи, използвани от компанията (CRM, ERP, мрежова инвентаризация, проследяване на превозни средства и др.)
• предоставяне на персонала на място на пълна информация за текущите задачи

Подобрената автоматизация на бизнес процесите надхвърля стандартните функции на FSM системата. Такава автоматизация е специфична за компанията и зависи от вида на изпълняваните задачи и от другите системи, използвани от компанията. Следователно автоматизацията обикновено изисква персонализиране на системата и извършване на една или няколко интеграции с други решения.

Най-важните ползи от внедряването на FSM системата обаче са свързани с основните характеристики на решението. Сред тези предимства можем да споменем:

• подобрена оперативна ефективност с 20-50%, благодарение на по-доброто разпределение на задачите;
• намалени оперативни разходи с 15-25%, благодарение на оптимизацията на географското разпределение на задачите и оптимизацията на маршрута;
• подобрена ефективност на диспечерите с около 40-60%, благодарение на автоматизацията на разпределението на задачите;
• намаление на извънредния труд;
• подобрено качество на предоставяните услуги, благодарение на прецизната организация на посещенията при клиентите и ефективното изпълнение на задачите.

SBS Field Desk е специализиран софтуер за управление на задачи, който намалява разходите и повишава ефективността, чрез оптимизация и автоматизация на процесите и дейностите. Всички действия се отразяват в реално време без загуба на данни. Пълната дигитализация на процеса осигурява по-добър контрол и по-бързо фактуриране. В реално време може да се проследи ефективната заетост на служителите, местоположението им и вложените услуги и материли по сервизни обекти. Вградените BI анализи са лесни за използване и помагат за вземане на бързи и правилни решения. Софтуерът има WEB версия и Android приложение. Може да бъде интегриран с платформата ERP.NET за пълно автоматизиране на процесите – от създаване на заявка, до нейното фактуриране и плащане.

Необходимостта от рационализиране на управлението в компанията нарастна около събитията, свързани със световната пандемия. От една страна, посещението на клиентите стана по-сложно поради множеството ограничения. От друга страна, много техници и изпълнители също работят от вкъщи. Това ги кара да посещават офиса по-рядко, мястото, където обикновено най-важната информация е лесно достъпна и споделяна. Ето защо е по-важно от всякога служителите да имат достъп до необходимата информация, когато и където имат нужда от нея.

Ето и някои от основните ползи, които отчитат клиентите при работата с SBS Field Desk:

Бърза организация на комплексното планиране

Планирането е значително по-гладко със система като SBS Field Desk. Пример за това са сложни процеси като строителството, при които не само е важно работните графици на служителите да са подредени с ясно описание на задачите, но и необходимите материали, които също трябва да бъдат доставени на точното място в точното време. Всичко трябва да се съчетае безпроблемно и това е много по-лесно, ако е до голяма степен автоматизирано. Автоматизацията също значително намалява риска от грешки.

Прекарване на по-малко време в работа с документи

Когато служителите на обекта свършат работата си, те могат незабавно да актуализират данните за съответния клиент на място. Това спестява много време и също така намалява риска от загубена информация.

Комуникацията между служителите протича много по-гладко

Всички в компанията – продажби, маркетинг, обслужване, управление – имат достъп до едни и същи данни. Това предотвратява недоразуменията и подобрява не само качеството на услугата, но и работната среда.

Управление на екипа

Техниците могат да бъдат разделени въз основа на тяхното географско местоположение, умения, квалификация, наличност и други критерии.

Управление на клиенти

Възможността за правилно събиране и управление на информация дава възможност за по-добро разбиране на нуждите на клиентите.

Управление на работните поръчки

Всички работни поръчки се разделят въз основа на наличността на техника и като се вземат предвид други обстоятелства. Има опции за автоматизирани услуги, ако те изискват повторно обслужване ежедневно, седмично или месечно. Със софтуера за управление на услуги на терен всички документи на хартия се дигитализират и се записват в облака, което дава неограничен достъп по всяко време.

Интеграции

Софтуерът за управление на услуги на терен  предоставя много добавена стойност чрез възможностите за интеграция с различни други системи. По този начин се предотвратява загубата на данни и други неточности, като възможностите за допускане на грешки са сведени до минимум заради отсъствието на ръчни процеси. Тези интеграции подобряват софтуера, за да осигурят по-добра работна резолюция на своите потребители както в офиса, така и на терен. GPS интеграцията позволява на мениджърите да проследяват техниците си на терен от офиса, да изчисляват часовете за пътуване и да помагат при проследяването на инвентара.

Общ преглед на компанията

Със софтуера за усправление на услуги на терен компаниите могат да имат ясна видимост и преглед на напредъка и ефективността на своя бизнес. Функцията за отчети и табла за управление позволяват конвертирането на дневни, седмични и месечни отчети в показатели, които са лесни за четене и разбиране. Таблото за управление предоставя визуален анализ на представянето на компанията и помага за по-добро вземане на решения. Изгледът на календара показва всички работни поръчки, срещи и задачи, насрочени за отделни техници и различни екипи. Той също така изпраща напомняния за предстоящи планирани поръчки, анулирания и други актуализации на работни поръчки.